Tính năng hữu ích của phần mềm Email marketing

Views: 795Views: 796

Mục đích của kế hoạch Email marketing đối với từng thương hiệu và sản phẩm là khác nhau. Phần mềm Email marketing cũng được thiết kế hướng đối tượng này. Để xác định đâu là tính năng cần thiết, cần đánh giá loại email nào phù hợp với công việc kinh doanh. Ví dụ, một tờ báo và những nhà xuất bản khác thường chỉ muốn làm email marketing dạng bản tin newsletter. Với họ việc duy trì mối quan hệ với người đọc là đủ.

Loại email khác là quảng cáo giới thiệu sản phẩm và dịch vụ, thường được dùng nhiều nhất trong lĩnh vực bán lẻ. Còn ngân hàng và các công ty cung cấp dịch vụ tiện ích thường tập trung nhiều hơn vào các email liên quan đến giao dịch và thông tin dịch vụ. Mỗi loại email này lại cần các công cụ khác nhau, hoặc ít nhất là các tiện ích được cá nhân hóa.

Cùng tổng hợp các tính năng của phần mềm Email marketing (PMEM) thường có:

Quản lý liên hệ (địa chỉ email)

• Nhập địa chỉ email từ file CSV (mức độ cần phải có): Cho phép bạn nhập địa chỉ email từ một file trong máy tính của bạn. Định dạng phổ biến được tất cả PMEM hỗ trợ là CSV (là 1 file text).
• Nhập địa chỉ email từ file Excel (mức độ cần không cần thiết): Đa số PMEM đều không cho bạn nhập email trực tiếp từ file Excel, bạn phải lưu file Excel thành CSV rồi nhập. Một số ít PMEM nói rằng cho phép bạn nhập file Excel trực tiếp, nhưng nó không thể hoạt động tốt nên tính năng này không cần thiết.
• Nhóm địa chỉ email (mức độ cần phải có): Nhóm các địa chỉ email thành nhiều danh sách khác nhau. Khi gửi email đi bạn có thể chọn để gửi đến một số danh sách nhất định.
• Tự động nhận địa chỉ email trùng (mức độ cần phải có): Khi bạn nhập email, phần mềm sẽ tự động nhận biết địa chỉ này đã tồn tại hay chưa.
• Tự động loại địa chỉ sai định dạng (mức độ cần phải có): PMEM sẽ tự động xóa các email khác với cú pháp a@b.c (vd: địa chỉ nguyena@congty sẽ bị xóa bỏ). Lưu ý: tính năng này giúp bạn giảm bớt các địa chỉ sai chứ không phải là tự động loại bỏ email hỏng.
• Thêm trường tùy chỉnh (mức độ cần nên có): Kèm theo mỗi địa chỉ email, PMEM thường cho phép bạn kèm theo các trường: Họ, Tên, Công ty,,, gọi là các trường tùy chỉnh. Bạn nên  chọn PMEM cho phép bạn tạo thêm các trường bất kỳ ngoài các trường mặc định có sẵn trong PMEM.
• Yêu cầu Opt-In (mức độ cần không cần thiết): Một số rất ít PMEM yêu cầu xác nhận lại các địa chỉ email bạn tải lên. Nghĩa là mỗi khi bận thêm địa chỉ mới, họ sẽ tự động gửi một email tới địa chỉ này, hỏi xem người đó có đồng ý nhận email từ bạn không. Yêu cầu này có thể gây bất tiện cho bạn.
• Tự động dừng nhận tin (mức độ cần phải có): PMEM sẽ tự chèn 1 đường link dừng nhận tin vào cuối mỗi email của bạn. Người nhận có thể click vào đường link này để từ chối nhận các email tiếp theo của bạn. Tính năng này là bắt buộc nếu bạn muốn tôn trọng người nhận và tuân thủ quy định pháp lý.
• Lọc địa chỉ email theo trường (mức độ cần nên có): Bạn có thể lọc ra các email dựa trên các trường kèm theo mỗi email. Ví dụ: trường “độ tuổi: nằm trong khoảng 18-2 5, trường “Giới tính” là nữ…
• Lọc địa chỉ email theo hành động (mức độ cần nên có): Bạn có thể lọc ra các email dựa trên hành động mà họ đã thực hiện: chỉ chọn những người đã từng mở email ra đọc, từng click 1 đường link nào đó…Điều đó giúp bạn tìm ra những người thực sự quan tâm.
• Xuất địa chỉ email ra file CSV (mức đồ cần nên có): Cho phép bạn xuất các danh sách email để lưu trữ hoặc sử dụng lại dữ liệu với phần mềm khác.
• Chặn email và tên miền (mức độ cần tùy chọn): Bạn có thể thiết đặt để không  cho phép thêm vào các địa chỉ email từ một tên miền hoặc có chứa một từ khóa nào đó. Nó cũng hữu dụng trong việc giảm bớt tỷ lệ email hỏng.
• Web form (mức độ cần nên có): Cho phép bạn tạo một form đăng ký nhận tin bằng HTML để nhúng vào website của bạn. Khi có người đăng ký nhận tin trên website, dữ liệu về họ được nhập thẳng vào PMEM.

Tạo email

• Hỗ trợ Unicode tiếng Việt (mức độ cần phải có): Các nhà cung cấp PMEM trong nước đều hỗ trợ email dùng font unicode tiếng Việt. Nhưng một số nhà cung cấp nước ngoài lại không cho phép điều này.
• Bộ soạn thảo cơ bản (mức độ cần nên có): Cho phép bạn soạn email với các thao tác cơ bản: thay đổi font chữ, chèn ảnh, chèn link…
• Xem HTML khi đang soạn thảo (mức độ cần nên có): Tất cả các email đều được viết bằng mã HTML. Nhiều khi bạn cần tính năng này để sửa trực tiếp mã HTML.
• Template email có sẵn (mức độ cần tùy chọn) PMEM thường có sẵn nhiều mẫu email. Nếu yêu cầu của bạn không phức tạp, bạn có thể dùng luôn các mẫu email này, thay nội dung của bạn vào trong.
• Upload mẫu email từ máy tính (mức độ cần phải có): Trình soạn thảo có sẵn trong PMEM không thể mạnh như các trình làm web chuyên dụng (DreamWaver, FrontPage…) nên nhiều người thích thiết kế mẫu email từ bên ngoài rồi đưa vào PMEM.
• Tạo template từ website (mức độ cần không cần thiết): Bạn chỉ cần nhập vào đường link đến 1 trang web. PMEM sẽ đọc và tự động tạo 1 mẫu email dựa trên trang web đó. Mẫu email thường không được như ý bạn, trừ khi bạn muốn copy lại 100% trang web đó.
• Email dạng Text (mức độ cần nên có): cho phép bạn soạn thảo phiên bản Text song song với HTML.
• Hosting lưu trữ ảnh (mức độ cần nên có): đa số PMEM cho phép bạn lưu trữ các file ảnh trên hosting của họ thay vì lưu trữ ở các website khác. Điều này giúp khả năng gửi email đi thành công là tốt nhất. Nhà cung cấp có thể giới hạn dung lượng hosting đó (1MB, 10MB…) hoặc không giới hạn.
• Thư viện hình ảnh (mức độ cần tùy chọn): PMEM có thư viện hàng nghìn hình ảnh đẹp, để bạn sử dụng đưa vào mẫu email của mình.
• Tự phản hồi (mức độ cần tùy chọn)
• Tự hành động (mức độ cần tùy chọn)
• Tạo khảo sát survey (mức độ cần tùy chọn): PMEM giúp bạn tạo survey theo nhiều dạng câu hỏi: single choice, multi choice, drop down list, textbox… Kết quả trả lời khảo sát được lưu trữ luôn trong PMEM để bạn có thể xem, thống kê hoặc tải về.
• Video email (mức độ cần tùy chọn): PMEM cung cấp cho bạn công cụ quay video từ webcam, tải video lên hosting của PMEM, và nhanh chóng chèn vào email. Dù PMEM không có tính năng này thì bạn vẫn dễ dàng tạo được video email bằng cách upload video lên hosting của bạn và dùng HTML.
• Footer của nhà cung cấp dịch vụ : một số nhà cung cấp dịch vụ tự động chèn footer vào cuối email của bạn, họ không cho phép bạn gỡ bỏ chúng. Nội dung footer thường là thông tin về bạn kèm theo logo của nhà cung cấp hoặc của bạn.
• Cá nhân hóa email bằng trường (mức độ cần tùy chọn): cho phép bạn chèn trường tùy chỉnh vào email để cá nhân hóa. Trên thế giới, tính năng này rất quan trọng nhưng ở Việt Nam chưa được nhiều người quan tâm. Cần dùng nó hay không tùy thuộc nhu cầu của bạn.
• Nội dung động (mức độ cần tùy chọn): bạn có thể cá nhân hóa cả một đoạn văn bản hoặc cụm từ trong email dựa trên các trường thông tin về người nhận. Ví dụ: nếu người nhan là “Nam” hoặc “Nữ” cụm từ sẽ thay đổi tương ứng để thích hợp xưng hô.

Gửi Email

• Tên và địa chỉ gửi đi của bạn (mức độ cần phải có): cho phép bạn tự nhập From Name, From Email Address, ReplyEmail Address khi gửi email đi.
• Hẹn giờ gửi email (mức độ cần tùy chọn): bạn có thể hẹn giờ gửi email đi sau thay vì gửi ngay lập tức.
• Kiểm tra SPAM (mức độ cần tùy chọn): PMEM sẽ “chấm điểm” xem email của bạn có khả năng rơi vào spam hay không. Nó chỉ đơn giản là so sánh các từ trong email với các từ khóa hay bị liệt là spam. Không phải là sự đảm bảo email của bạn sẽ không rơi vào spam. Nếu bạn dùng tiếng Việt, nó sẽ vô dụng vì các từ khóa blacklist thường là tiếng Anh.
• Tự tảo phiên bản web của email (mức độ cần nên có): nhằm đảm bảo người nhận xem được email, PMEM sẽ tự chèn 1 đường link vào đầu email. Người nhận khi click vào đó sẽ thấy một trang web với nội dung chính là email đó. Đường link thường để dưới dạng “xem phiên bản website của email tại đây”.
• Gửi email test nhanh (mức độ cần nên có): sau khi soạn hoặc up xong mẫu email, bạn có thể dùng tính năng này để gửi thư email về hòm thư của bạn mà không cần thoát khỏi phần soạn thảo email. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian cho việc thiết kế.
• Xem thử email (mức độ cần không cần thiết): để đảm bảo email hiển thị tốt với cả Gmail, Yahoo, Outlook… bạn cần gửi test thử đến từng loại email. Tính năng này giúp bạn xem thử luôn email trong các hòm thư khác nhau mà không cần gửi test.

Thống kê chiến dịch Email marketing

• Email hỏng (mức độ cần phải có): cho biết các email hỏng (hỏng mềm hay hỏng cứng).
• Email đã mở (mức độ cần phải có): thống kê các địa chỉ email đã mở chiến dịch.
• Email đã click (mức độ cần phải có): thống kê các địa chỉ email đã click vào từng đường link có trong email.
• Email dừng nhận tin (mức độ cần phải có): thống kê các địa chỉ email đã chọn dừng tin nhận tin
• Email chuyển tiếp (mức độ cần không cần thiết): chèn thêm 1 form vào email cho phép người nhận chuyển tiếp email cho người khác và thống kê lại số lượng này. Chức năng này ít khi được dùng.
• Thống kê dạng đồ thị (mức độ cần nên có): hiển thị thống kê bằng cả số liệu và đồ thị trực quan.
• Xuất số liệu chiến dịch (mức độ cần nên có): cho phép xuất số liệu thành file CSV để bạn tải về lưu trữ hoặc xử lại dữ liệu.
• Tích hợp với Google Analytic (mức độ cần tùy chọn): kết hợp với thống kê Google Analytic trên website của bạn. Rất hữu ích cho người quản trị website.
• Thống kê danh sách email (mức độ cần tùy chọn): xem các số liệu thống kê về một danh sách (các thống kê khác là theo chiến dịch). Giúp bạn theo dõi sự thay đổi chất lượng danh sách email qua thời gian.

Tích hợp tiện ích

• Social Network (mức độ cần tùy chọn): giúp bạn tự động post đường link đến phiên bản web của email lên Facebook, Twitter của bạn, thống kê lượng người xem, lượng click tương ứng, chèn form đăng ký nhận tin vào Facebook Page.
• Mã nguồn mở CMS và WordPress (mức độ cần tùy chọn): giúp bạn nhanh chóng chèn form đăng ký nhận tin vào Joomla, Drupal… và WordPress bằng các module có sẵn thay vì dùng mã HTML thủ công.

Hỗ trợ kỹ thuật

• Dùng thử miễn phí (mức độ cần phải có): bất cứ một nhà cung cấp tốt nào cũng cho phép bạn dùng thử miễn phí phần mềm của họ. Nếu một Nhà cung cấp không cho hoặc yêu cầu bạn đưa email list & mẫu email của bạn để họ gửi thử, bạn hãy tránh xa.
• Email/Ticket (mức độ cần phải có): bạn gửi email hoặc ticket qua hệ thống hỗ trợ. Nhà cung cấp sẽ trả lời câu hỏi của bạn sau 1 thời gian.
• Online chat (mức độ cần nên có): bạn chat trực tiếp với nhân viên hỗ trợ trong giờ hành chính.
• Điện thoại (mức độ cần tùy chọn): bạn được trao đổi với nhân viên hỗ trợ qua điện thoại. Cách hỗ trợ này rất nhanh nhưng chưa chắc đã hiệu quả bằng Online chat.
• FAQ (câu hỏi thường gặp) (mức độ cần nên có): nhà cung cấp đưa các câu hỏi thường gặp lên website. Dùng thử phần mềm và đọc FAQ là cách nhanh nhất để bạn hiểu rõ về họ.
• Tài liệu và bài viết: những nhà cung cấp uy tín luôn cung cấp uy tín luôn cung cấp nhiều tài liệu hướng dẫn bạn dùng phần mềm & phát triển hoạt động email marketing. Điều đó cho thấy sự đầu tư & khả năng hỗ trợ bạn của họ.
• Video hướng dẫn: nhưng clip ngắn giúp bạn nhanh chóng biết dùng phần mềm.