Views: 2972

Nghệ thuật giữ nhịp cuộc thảo luận sẽ nâng cao ảnh hưởng cá nhân

Đảm bảo cuộc thảo luận diễn tiến với nhịp độ phù hợp giúp tăng cơ hội có ảnh hưởng cá nhân lớn hơn. Nếu quá chậm người ta sẽ mau chóng chán nản và mất hứng thú. Nhịp độ cuộc đối thoại có thể tạo khác biệt lớn cho sự thành công. Biết rõ thời lượng dành cho một cuộc họp luôn hết sức hữu ích. Khi ai đó nói rằng bạn chỉ có năm phút để trình bày quan điểm của mình, thì liệu bạn có cảm thấy bối rối hay bực bội bởi sự giới hạn đó không? Hay bạn sẽ tập trung vào các điểm chính hoặc các câu hỏi quan trọng mà bạn muốn nêu ra?

Chúng ta thường tiếp cận các cuộc họp và các cuộc thảo luận với vô số ý nghĩ lộn xộn trong tâm trí. Để sẵn sàng cho bất cứ cuộc họp hay thảo luận nào cần đơn giản hóa các luận điểm trình bày hay các câu hỏi muốn nêu ra. Ở một chừng mực nào đó, bạn cần hiểu rõ “nghệ thuật quảng cáo trong thang máy” – bạn sẽ nói gì với ai đó trong thang máy trong khoảng thời gian ngắn ngủi chừng 30 giây. Một khi nắm rõ những luận điểm cơ bản nhất, bạn có thể lồng thêm vào các thông số hay quan điểm quan trọng nếu có thời gian.

Nếu biết rõ cuộc thảo luận chỉ kéo dài tối đa 30 phút, bạn sẽ sử dụng quãng thời gian đó thế nào để đạt hiệu quả cao nhất? Điều đầu tiên là hãy nghĩ xem người khác muốn gì trong thời lượng đó, như thế bạn sẽ có cách phản ứng thích hợp với nhu cầu của họ và đưa ra được những quan điểm của mình. Việc thống nhất trước khoảng thời gian 30 phút được phân chia như thế nào với hai hay ba chủ đề là hết sức hữu ích. Đôi khi xác định thể loại tương tác ngay từ đầu một cuộc thảo luận là rất hữu ích.

Đó có thể là trao đổi thông tin, tìm giải pháp cho các vấn đề đặc biệt, hay tìm kiếm tầm nhìn chiến lược cho tương lai. Một khi những người tham gia nắm rõ hay thống nhất về các chủ đề lẫn thể loại của cuộc thảo luận, họ sẽ dễ đóng góp và cũng dễ bắt đúng nhịp cuộc thảo luận hơn. Hãy coi chừng sự căng thẳng. Liệu căng thẳng có khiến bạn nói quá nhanh hay nói quá nhỏ không? Bạn cũng cần xác định rõ cách ứng phó hữu hiệu nhất với sự căng thẳng của bản thân.

Chú ý khi giữ nhịp cuộc thảo luận

Để ý nhịp độ yêu thích của bạn trong các cuộc thảo luận.
Nhận thức được điều xảy ra với bạn khi căng thẳng – nhịp độ nói chuyện nhanh hơn hay chậm hơn?
Xác định rõ điều mình muốn đóng góp trong các cuộc thảo luận và cẩn trọng đừng quá nhiều lời.
Luôn nhớ rằng trò chuyện là quá trình hai chiều – bởi vậy hãy lưu tâm khi có tình trạng nói quá nhiều hay trở nên quá im lặng.

Không chỉ giữ nhịp mà còn cần đảm bảo trình bày ý kiến của mình đúng lúc

Việc đưa ra ý kiến của mình vào thời điểm thích hợp có tác động không nhỏ tới tầm ảnh hưởng của bạn. Quá sớm có thể ý kiến của bạn sẽ bị lãng quên, quá muộn thì kết luận cuối cùng đã được đưa ra mất rồi. Vấn đề không chỉ ở điều bạn nói, mà còn ở cách bạn thể hiện và thời điểm bạn trình bày. Điều đáng chê trách ở một số tập thể là người tham dự cuộc thảo luận thường nương theo quan điểm của lãnh đạo, và những người quan trọng nhất thường phát biểu trước. Và thế là tới lúc người cuối cùng lên phát biểu, thì những điều cần nói cũng đã được nói xong. Điều anh ta trình bày trở nên trùng lặp, vô vị và cũng chẳng mang tới chút ích lợi nào cho tầm ảnh hưởng cá nhân của anh ta.

Việc theo dõi cách người khác thường phát biểu trong tập thể là rất hữu ích. Có thể bạn cảm thấy cần thích nghi với xu hướng đó, ít nhất là trong một thời gian nhất định – quan trọng là bạn cần đưa ra điều gì đó thú vị, ngắn gọn nhưng phù hợp. Nhiều khi ta mắc phải thói quen muốn phát biểu sớm, hoặc chờ cho tới lúc một người nào đó phát biểu xong. Điều này giúp ta có thể quan sát lộ trình mình áp dụng và đánh giá tính hữu ích của chúng. Đa dạng hóa cách thức trình bày sẽ khiến người khác chú tâm nhiều hơn tới những điều bạn nói.

Có thể bạn muốn trình bày sớm trong cuộc thảo luận để ấn định giọng điệu hay tạo ảnh hưởng. Trong những dịp khác bạn lại muốn phát biểu vào giữa cuộc thảo luận để củng cố một hướng đi nào đó hay dẫn dắt cuộc thảo luận sang một hướng khác. Vấn đề là bạn phải lựa chọn có chủ ý về thời điểm phát biểu chứ không phải vì bạn “cảm thấy muốn nói”. Đôi khi bạn sẽ không có được thời điểm thích hợp để trình bày thì lựa chọn sáng suốt nhất là rút lui và chờ tới thời điểm thích hợp hơn. Trong trường hợp thời điểm thích hợp đã trôi qua thì tốt hơn hết là bạn giữ phần trình bày của mình đợi một dịp khác.

Trình bày khi nào là đúng lúc

Quan sát những người phát biểu gây được ảnh hưởng lớn nhất và chú ý thời điểm họ trình bày.
Cẩn trọng với kiểu phát biểu ngẫu nhiên.
Chú tâm tới thời điểm và độ dài phần trình bày của bạn.
Đừng cảm thấy nôn nóng phát biểu khi bạn nghĩ rằng nó sẽ thích hợp hơn trong một cuộc thảo luận khác.