Views: 1209

Hãy chuẩn bị sẵn sàng

Sự chuẩn bị có trọng tâm luôn quan trọng, tuy nhiên nếu chuẩn bị thái quá bạn có thể trở nên cứng nhắc, gò bó và không hiệu quả. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng không bao giờ thừa, nhưng sự chuẩn bị không bắt đầu từ điều bạn muốn nói. Chuẩn bị là dành thời gian để tìm hiểu xem người khác đến từ đâu, suy nghĩ về những mối quan tâm của họ và nhận biết những phản ứng cảm xúc của họ. Nếu làm được điều đó, bạn sẽ có lợi thế để đóng góp phù hợp.

Một quyết định có tính then chốt là bạn phải phán đoán chính xác mức độ chuẩn bị thích hợp. Nếu bạn sắp trình bày trước một bồi thẩm đoàn hoặc một hội đồng thẩm định, bạn cần chuẩn bị hết sức chi tiết về rất nhiều các câu hỏi khác nhau có thể được đưa ra. Còn khi sắp phát biểu trong một cuộc gặp gỡ không chính thức, tất cả những gì bạn cần chuẩn bị là suy nghĩ về vài chủ đề bạn muốn đề cập.

Nếu không chuẩn bị chu đáo, bạn dễ rơi vào tình huống bất ngờ. Còn chuẩn bị quá mức lại khiến bạn căng thẳng và không thích nghi được tình huống cụ thể.

Dành thời gian chuẩn bị cho các cuộc họp cũng như cuộc hẹn trong lịch làm việc của mình.
Bắt đầu quá trình chuẩn bị bằng việc tìm hiểu xem đối tượng đến từ đâu, nhu cầu và kỳ vọng của họ là gì.
Nên nhớ chuẩn bị cả nội dung lẫn giọng điệu trình bày.
Quyết định chính xác lúc nào cần chuẩn bị hết sức chi tiết còn lúc nào chỉ cần các ý chính.
Phải có các câu “chốt” để tổng kết các luận điểm bạn muốn nêu lên.
Thận trọng với các bản viết tay quá đầy đủ bởi chúng có thể khiến bạn trở nên cứng nhắc.
Linh hoạt trong việc quyết định loại nhận xét bạn đưa ra.

Hãy đúng giờ

Nên tạo thói quen đến đúng giờ hoặc đến trước cuộc họp. Điều đó sẽ giúp bạn bình tĩnh và nhận thức được sự việc đang diễn ra. Những người đến trễ dễ lâm vào cảnh bối rối, nhếch nhác, và điều đó làm xấu đi hình ảnh của họ ngay trước lúc họ trình bày quan điểm cá nhân. Nếu  chúng ta đang chờ ai đó rồi họ đến một cách hấp tấp và kể lể đủ thứ lý do nguyên nhân tới trễ, ta có thể cười lịch sự nhưng chắc không hoàn toàn tin tưởng với biện hộ của họ. Còn nếu tới trễ nhưng anh ta chỉ xin lỗi ngắn gọn rồi đi thẳng vào chương trình nghị sự thay vì than vãn về tình trạng giao thông bất cập, anh ta sẽ chứng tỏ được sự tự chủ và điềm tĩnh của bản thân.

Đến đúng giờ không chỉ thể hiện thái độ lịch sự và tôn trọng. Đến đúng giờ mở ra cơ hội để bạn dịu lại, điềm tĩnh và tập trung. Lý tưởng nhất là tới trước vài phút đối với một cuộc họp quan trọng. Sẽ rất nguy hiểm nếu bạn cho rằng quãng thời gian “rỗi” trước cuộc họp là lãng phí, bởi đó có thể là quãng thời gian tĩnh lặng quí giá để chuẩn bị. Việc tới sớm vài phút cho phép bạn lựa chọn chỗ ngồi cũng như trao đổi đôi lời cùng những người tham dự khác.

Hơn thế nữa, bạn còn có thể quan sát và đánh giá tâm trạng của từng người lúc họ bước vào phòng họp – điều hết sức có giá trị giúp bạn thực hiện phần trình bày của mình hiệu quả.

Lên kế hoạch trước để không tới trễ trong các cuộc họp.
Biết rõ cách hay nhất để bạn lấy lại bình tĩnh và thực hiện điều đó vài phút trước khi cuộc họp hay cuộc thảo luận bắt đầu.
Theo dõi lịch hẹn một cách nghiêm túc để không tới trễ trong những lần tiếp theo.
Trong trường hợp tới trễ, hãy xin lỗi hết sức ngắn gọn hoặc lựa chọn im lặng, nhưng phải giữ bình tĩnh và nhanh chóng lấy lại tinh thần để tham gia thảo luận vấn đề của người khác thay vì đề cập vấn đề của bản thân.
Đảm bảo tính khả thi của lịch làm việc trong ngày.
Nếu không thể tới đúng giờ, cần thông báo trước để người khác biết.